WordPressとGoogleフォトの連携で学校アーカイブを構築した話

クリーンアップ

長年手つかずの学校アーカイブをなんとかしたい
→→無料ツールとラベルを使って時系列で管理する!

【体験】WordpressとGoogleフォトとダンボールなどで構築

学校資料の分類と整理が混乱中・・・

そんな悩みを溶かす記事です。

【解決策】WordpressとGoogleフォトとラベルでアーカイブシステムを構築する
  • 資料の時系列管理は後世のメリット莫大です
  • アマゾンの倉庫形式で保存すると何でも入る
  • コストはダンボールとサーバー代くらいです

この記事を書いている僕は典型的なO型、資質はテキトーです。
けども、思えば人の平均量の5倍は片付けの人生を歩んでいます。
「実家の片付け」「学校アーカイブ2校分」などなど。

仕事はシステム系。ここでもシステムとデータベースの整理整頓中。
片付けはどこでも共通の「急ぎでないけど重要なこと」です。
仕組みそのもの。これに手をつけると、マイペースに対応できます。

この記事は片付けのこのあたりを書いています。
アーカイブで仕組みづくり

  1. まずは作業の概要と概念から
    1. 作業前に資料の概要を確認しよう
    2. アーカイブシステム化の要件を考えてみる
    3. ついてはWeb化+現物管理の手順と概要をまとめる
    4. Web仕様についての鳥瞰図
    5. アーカイブ作業に使う素材の準備について
      1. アクセスで連番を生成、ラベルへ2セット印字する。
      2. ダンボールの中身を表示する手書き用ラベルをつくる
    6. 仕分けの作業手順(ここでは幼稚園の資料整理を例に)
      1. 資料をある程度のカテゴリに分ける(前準備)
      2. カテゴリごと年代順にする(前準備)
      3. 細いものはジップロックでまとめる(前準備)
      4. 資料現物1点ごとに連番をつける
      5. 紙の個別フォルダに連番をつける
      6. 紙の個別フォルダと現物資料の連番をあわせて全体像を撮影する。
      7. デジカメでアルバム中身を撮影。もしくは複合機でスキャン
      8. アルバム1冊分の写真をgoogleフォトに投入
      9. WordPress管理画面から投稿
      10. 最後に棚に詰め込む
  2. 学校資料のカテゴリが多くて分類が難しい
    1. どんな資料にも「年代」属性が必ずあります
    2. 時系列の整理は後世に「一次情報」を残せます
    3. カテゴリ分けの資料整理は主観が多く破綻も多い
  3. いろんな現物を保存するのに整理が難しい
    1. 現物資料を保存するときは「整理」不要
    2. 「整理」はデータ上で行います
    3. 現物とデータのつなぎは「連番」です
  4. コストかけられないのだけど・・・。
    1. アーカイブシステムの見本としたもの2点の紹介
    2. 見本と同じ機能を無料ツールの組み合わせで構築
    3. 幼稚園と中高あわせて100年分アーカイブ化しました

まずは作業の概要と概念から

アーカイブで貴重資料群置き場
どこの学校にも、こういった「貴重資料群置き場」があります。
貴重資料群とはいえ、いろんな人の手を渡ってきた資料なので、時系列にまとまっているわけではなくて、だいたい「カテゴリ」の塊です。

これを、このように「使える状態」にした経緯をご案内します。
棚の写真完成図①
棚の写真完成図②

こちらのWordpressで作ったサイトがアーカイブシステムのキモです。
アーカイブでキモ2
アーカイブでキモ1

WordPressのCMSを使った転用です。

一覧ページ(時系列でもカテゴリでも一覧が並びます)
詳細ページ(史料内容を簡単に書いたものと内容物の写真)

カテゴリは「時系列&カテゴリ」の2重管理。多くのカテゴリを持つ詳細ページです。
これによって、時系列でも一覧抽出できますし、各種カテゴリでも一覧抽出できます。

詳細ページには史料の特徴を撮影した写真と、「Googleフォト」アルバムのリンクアドレスがあります。事前に「Googleフォト」に史料を撮影した写真を投入しておき、そこにリンクさせます。
アーカイブで写真を投入
詳細ページから「Googleフォト」を見たときの映像です。
史料の中味を写真で入れておくと、現物史料を開かなくてもその概要がわかります。
アーカイブでの概要
詳細ページのタイトルに管理番号を記載しておきます。管理番号は「連番」です。
史料現物と紙フォルダに同じ番号のラベルを貼ります。収納サイズはまちまちです。
アーカイブで収納サイズはまちまち
史料現物の保管には同じ体裁を整えておくと扱いやすいです。
紙ファイルで現物をくるんで収納します。史料と同じ番号です。
アーカイブで史料と同じ番号
紙フォルダに包まれた史料を連番順にダンボールに入れておきます。
この場合は449から453までの史料。連番になったので散りません。
アーカイブでダンボール
紙ファイルも、ダンボールにも連番が振られてますので、どこに移動しても史料は散りません。これは整理中の写真です。このまま台車で移動です。段ボールのまま管理・保存します。
アーカイブで台車で移動

連番は4回出てきます。
「現物」用の連番ラベル。
「紙ファイル」用の連番ラベル。
「記事タイトル」につける連番。
「Googleフォト」のアルバムタイトルにつける連番。
これら4つに同じ番号を記載することでリンクさせます。

この連番でリレーションしますので、もし史料を探したい場合、
システムで検索→詳細ページで内容を確認→
→Googleフォトで内容物をチェック→現物を手にする

ということができます。

※史料現物は写真をとります。目視検索用です。
・紙ファイルや制作物は中味を5割ほどGoogleフォトに投入しています。
・現物アルバムは劣化しやすいのでデジカメで全部撮影後Googleフォトに。

以下に写真を使ってカンタンに整理作業の流れをご案内します。

アーカイブで史料を小分けにして持ってくる

アーカイブで写真群の例

アーカイブで解体された紙ファイル

アーカイブで中性紙を合紙に

アーカイブで連番をラベルで作成

アーカイブで紙フォルダと本体に連番をはる

アーカイブでデジカメで中身を撮影

アーカイブで写真が抜き取られた形跡

アーカイブで順番にダンボールへ

アーカイブで形状の異なる史料も

アーカイブでダンボール箱に情報付与

アーカイブでダンボールで継続管理

アーカイブでメディアにもデータ保存

アーカイブでエクセルで成形

アーカイブでアーカイブサイト

作業前に資料の概要を確認しよう

アーカイブ作業を開始する前に、どんな種類のモノがあるか把握しておきます。

・写真群。アルバム化されたもの、他箱など。
・紙ファイル群。すでに解体が進んだ資料群。
・その他いろいろ。

模造紙に書いた生徒作品群/送辞・答辞/旗/もらい受けたもの/主体的に集めたもの
大中小、時代、カセットとか、結構いろいろとある。

アーカイブシステム化の要件を考えてみる

おそらく、どこもだいたい共通してますね。

  • 何があるのか検索できるシステムであること
  • 検索後、必要あれば現物資料に辿り着けること
  • システムの利用者は誰でも使いこなせること
  • 運用は継続して同じ作業や管理ができること
  • 複数の学校で転用可能な形態であること
  • 現物とデータの長期保管・運用ができること
  • 外注するお金は今のところない。

書き連ねてみると、要望は結構高いレベルにあることがわかります。

これらを解決させるため、ワードプレスのCMS機能を使った汎用アーカイブシステムを作ることがベターとなりました。

※あまりにも個人情報が満載なのでアーカイブサイトはイントラ内(非公開)です。

ついてはWeb化+現物管理の手順と概要をまとめる

システム要件定義はこんな感じです。

  • 史料はデーターベースより生成されるイントラのサイト。
  • カテゴリは年代別、種類別、学校別、ほか自由に増やせる。
  • 掲載する写真サイズはなるべく大きめに保存したい。
  • かと言ってサーバーを逼迫させないようにしたい。
  • 番号をつけて保管するので連番ラベルは手作りだと良い。
  • 写真は劣化が進まないようにあわせて管理したい。
  • 管理はアマゾン倉庫管理方式で棚も見た目わかりやすく。
現物の管理はアマゾン倉庫管理方式。
  1.現物資料に連番付与(場所の座標)。
  2.連番にデータを持たせる(資料の中身)。
  3.現物は各種混在、データ上で整理。
  4.全アイテムに連番を付与→位置と中身がわかる。
  5.Webにすることで誰でも利用できる(ことも可能)。

Web仕様についての鳥瞰図

WebはWordpressのCMSを活用しています。
メディアは「googlePhoto」の無料ストレージを使うことでサーバーの逼迫対策をします。
アーカイブでWeb仕様についての鳥瞰図
なお、いずれも「登録データ」と「写真」は平行して別媒体にバックアップします。

無料となるシステム構成概念図はこちらです。
WordPressが動く環境とテーマはデザインをカスタムできるようにしてます。
アーカイブでデザインをカスタム

アーカイブ作業に使う素材の準備について

まず、現物史料の保存用で「リアル」に具材を用意します。

使うもの:
アクセス・住所ラベル・紙フォルダ・段ボール

アクセスで連番を生成、ラベルへ2セット印字する。

史料現物貼付用と紙フォルダ用。
ラベルはこんな感じでデザインしました。
アーカイブで印字前のイメージ
史料現物に貼った状態がこちら。
アーカイブで現物に貼りました
ダンボールに入れたときの状態です。紙フォルダは仕切りとなります。
アーカイブで紙フォルダを見た図

ダンボールの中身を表示する手書き用ラベルをつくる

ダンボールに何番から何番までの現物資料が入っているかの表示用です。
アーカイブでダンボールを見た図
ラベルはこんな感じでデザインしました。
アーカイブで作業後の姿
カド三面に同じものを貼ると、どんな方向で収納しても中身がわかります。
この場合、405から415までの史料が入っています。
アーカイブでダンボール連番
ダンボールの連番の拡大です。これは33箱目。
アーカイブで連番の拡大

仕分けの作業手順(ここでは幼稚園の資料整理を例に)

使うもの:
ふせん・各種の連番ラベル・ジップロック・デジカメ・複合機

資料をある程度のカテゴリに分ける(前準備)

カテゴリはシステムで分けるので現物は混在してても良いのですが、
作業効率があがるため、ある程度にカテゴリ分けしました。
アーカイブでカテゴリ分け

カテゴリごと年代順にする(前準備)

年代もシステムで分けるので現物は混在してても良いですが、
作業効率があがるため、あらかじめ時代順にまとめました。
アーカイブであらかじめ時代順にまとめ

細いものはジップロックでまとめる(前準備)

連番を消耗したくないのと、写真がバラバラになっていたので。
このクリアファイルは準備のための仕切板です。保存には使いません。
アーカイブで仕切板です

資料現物1点ごとに連番をつける

システム&現物管理で一意のIDとなります。ラベルを貼ります。
アーカイブでラベルを貼ります

紙の個別フォルダに連番をつける

大きさの異なる資料に管理上の統一感を持たせるため。ダンボールの中身です。
アーカイブでダンボールの中身

紙の個別フォルダと現物資料の連番をあわせて全体像を撮影する。

紙フォルダが現物の「家」となります。これで一つのパッケージです。サイズに応じて「紙ボックス」や「ジップロック」もしくは「マチ付き個別フォルダ」を使いました。この全体写真がWordpress投稿時の「アイキャッチ」画像となります(一覧表示で出てくる画像)。
アーカイブで個別フォルダ

デジカメでアルバム中身を撮影。もしくは複合機でスキャン

写真1枚ごとデジカメで撮影、もしくはアルバム1ページをスキャンして大きな1枚の画像にします。
アーカイブで1枚の画像
最初はデジカメで写真を一枚づつ撮影していました。が、ビニールで包まれたアルバムの写真は反射して撮影が難しいです。当初はこんな手作りツールで対処してましたが、ビニールを剥がしての撮影は無理と判明。最終的には「複合機」のスキャナーを使いました。
アーカイブでアルバムの写真
これは、光が乱反射して入り込まないようにした撮影台です。この穴からデジカメで撮影してました。
アーカイブでデジカメで撮影
これは複合機のスキャナー。結構時間短縮で便利ですが、写真1枚にはなりません。
1ページ単位なので、ひとつひとつの写真は小さくなります。
アーカイブで複合機のスキャナー

アルバム1冊分の写真をgoogleフォトに投入

Googleフォトに写真を投入後、「アルバム」のURLを取得して、連番と一緒にエクセルに記載します。
横の一行を見れば、何番がどんなタイトル記事で、さらに中身はどんなもので、アルバムURLは何?がわかります。このエクセルで整形後、WordPressに投稿していきます。エクセルは記事内容のバックアップにもなります。
アーカイブでアルバムURLは何
googleフォトのアルバムに入る写真がこれらです。
アーカイブでアルバムに入る写真
これはgoogleフォトのアルバム表紙とアイキャッチ画像となる写真です
アーカイブでアイキャッチ画像

WordPress管理画面から投稿

最後に、エクセルをコピペして投稿です。アイキャッチをつけて、カテゴリを選択、GoogleフォトのURL入れて「公開」です。作業はこれで終了。アーカイブシステムはWebなのでタブレットでも操作できます。
アーカイブでカテゴリを選択

テーマは適当な無料テーマでOK。このアーカイブは「onePress」を加工してます。
基本的にテーマは加工しなくてもこだわらなければ普通に使えます。

もし、「GoogleMapのアドレスが入力されている場合、Web画面ではクリックボタンを表示する」とか、動的に表示させたい場合は、single.phpに以下を追加します。
※管理画面で入力項目の追加は「Advanced Custom Fields」のプラグインで作れます。ぐぐると使い方の記事はたくさんあります。

アーカイブで利用

最後に棚に詰め込む

ダンボールなので、どこでも良いのですが、サイズ算出して棚に詰めました。
アーカイブで棚をつくる

学校資料のカテゴリが多くて分類が難しい

資料を時系列で管理すると後世へのメリットが大きい

  • どんな資料にも「年代」属性が必ずあります
  • 時系列の整理は後世に「一次情報」を残せます
  • カテゴリ分けの資料整理は主観が多く破綻も多い

どんな資料にも「年代」属性が必ずあります

WordPressの投稿画面にもあるように、年代とカテゴリをあわせてチェックします。史料は必ず「作られた」時があります。

もし現物の史料を時系列で並べると、カテゴリが崩れ、さらにカテゴリが増えたときに並べ替えが発生します。人によってはカテゴリを新規に作ったりします。

なので、現物には一切手を付けずに、データ的には時系列にチェックを入れるだけ。
史料は連番で並べると便利です。

また、後世の人が史料を調べる時は、必ず「この時期」というものがあります。
漠然とした範囲指定で調べ始めるので、一次資料の時代別での分類はベストと言えます。

時系列の整理は後世に「一次情報」を残せます

一次資料というものは「リアルなもの」です。人が一切手をかけていないもの。なので貴重ですし、史料そのものにも信憑性があります。

記念誌などでは、現物を写真で表現したりします。
ほかにも事実を検証するにも、当時の現物をあたります。

特に研究者などは「一次資料」にこだわります。

見た目がどうであれ、当時の史料をそのまま時系列に整理しておくのは
後世の人にとってみれば「有り難い」ことです。

カテゴリ分けの資料整理は主観が多く破綻も多い

史料整理はいろんな人が時間をかけて手を加えてきています。
人によっては「時系列カレンダー」なるものにマトリクス化しようと試む方も。
けど、これはその人の「概念」が入るので、2次資料となります。
整理には良いかもですが、信ぴょう性が失われていきます。

また、カテゴリは人によって細分化されがちです。森が木に、木が枝葉に・・・。
細かく分類するのは、継続性に問題が出てきます。

なので、カテゴリ分けなど、主観が入りそうなものは、なるべく「だいたい」です。
後世の人が使いやすいように、一次情報を散ることなく管理する、がベストです。

いろんな現物を保存するのに整理が難しい


アマゾンの倉庫形式で保存すると何でも入る

世界のアマゾン倉庫は「分類」されていません。本棚の隣にはぬいぐるみ。
現物の見た目はゴチャゴチャです。
けども、商品番号で位置情報を持っているため、データから場所を特定できます。
フリーロケーションと言います。
商品ごとの保管場所が決まっていない保管を前提とした管理方法

詳しくはこちらの本で。

たった20年で化け物企業に発展したアマゾンのことはこちらに詳しいです。
amazon 世界最先端の戦略がわかる (日本語) 単行本

創業者についてはこちら。
ジェフ・ベゾス 果てなき野望-アマゾンを創った無敵の奇才経営者

  • 現物資料を保存するときは「整理」不要
  • 「整理」はデータ上で行います
  • 現物とデータのつなぎは「連番」です

順に見ていきます。

現物資料を保存するときは「整理」不要

基本的に整理不要です。
とにかく、連番どおりに順番で詰めていきます。

初回作業は史料のカテゴリに分けて時系列にしておくと、作業効率がいいです。
メリットはそれくらいです。

システム内でカテゴリ分けされますので、そもそも物理的にまとめる作業は不要。

なお、こちらのシステムの場合は、
現物史料>紙フォルダ>ダンボール
という具合に入る場所が決まっています。

最終的にはダンボールに詰めるので、見た目綺麗に整います。
どこに持ち運んでも、形が同じなので、整理しやすいです。

「整理」はデータ上で行います

現物に連番をふるため、その連番がキモとなります。

例えば「R-0000001」という番号には、1つの紙ファイル。
その紙ファイルは昭和40年に作られたもの。
中身は、授業カリキュラムと年間スケジュールの合体。

なので、これをデータ上で「整理」するためのカテゴリ区分は
・昭和40年
・紙ファイル
・授業カリキュラム
・年間スケジュール
という感じで、複数のカテゴリに分類されます。

現物とデータのつなぎは「連番」です

ラベルに「R-0000001」と書かれたものは、一意の連番。
その番号には1つの史料が入ります。

1つの史料の中身は「紙フォルダ」に入るだけの分量、もしくはまとまったもの。
例えば施設関連の史料であれば、一つの連番にまとめておくと後世の人は便利かもです。
ただ、あまりにも史料の分量が多ければ、連番3つに分けるとかでもアリです。

コストかけられないのだけど・・・。

大丈夫。これにかかるコストはダンボールとサーバー代くらいです
アーカイブシステムの仕様は既出ですが、オープンソースのWordPressが主軸です。組織内のサーバーを使うことができれば、そこにApacheとMySQLとPHPを入れたらWordPressは動きます。なお、Googleフォトは無料アカウントで利用可能。もしアカデミックアカウントあれば、そのユーザーIDでGoogleフォト使えます。

WordPressの使い方や構築方法などはWebにたくさんありますのでここでは割愛します。

  • アーカイブシステムの見本としたもの2点の紹介
  • 見本と同じ機能を無料ツールの組み合わせで構築
  • 幼稚園と中高あわせて100年分アーカイブ化しました

アーカイブシステムの見本としたもの2点の紹介

アーカイブは、史料保存以外にも、このように展示コーナーとして使える素材です。
東京外国語大学文書館
東京外国語大学文書館は、大学の過去そして現在の活動に関する資料を収集・整理・保存し、学内外の方が資料を利用できる環境の整備を目指し活動しています。

今回は、この展示コーナーを目指してWordPressを使ってアーカイブシステムを構築しました。なので、仕様はタッチパネルで操作OK。ハードとして使ったのが「iPad-pro」です。手作り感が溢れますが、温かみがあるモノになっています。

主に卒業生の同窓会に威力を発揮します。もちろんイントラ内でしか閲覧できません。
自分の学生時代の写真や史料が見れる。OBとしてこんな楽しい時間はありません。

ほか、見本としたのが、アーカイブシステムです。一般的に言われるアーカイブシステムの要件調査です。

費用感は、イニシャルでいくら。ランニングでいくら。という感じです。
これは、作業分量によって大きく変動します。

見本と同じ機能を無料ツールの組み合わせで構築

見本としたアーカイブシステムの機能はこんな感じです。

  • Webアプリケーションとして管理者が登録・閲覧・更新・削除等の作業ができること
  • デジタル化されたあらゆる史料をサーバで一元管理できること
  • 一つのデータベースシステムの中に「年表」と「資料」カテゴリが共存できること
  • 管理データの詳細項目は増減可能で、かつ任意情報の項目も追加可能なこと
  • データと現物史料を紐付けての一元管理が可能なこと
  • UTF-8に対応。旧字や人名漢字などにも対応すること
  • ログ管理機能を装備し、データベースの検索・閲覧の動向が把握できること
  • 現物保管体制の構築とラベル等のツール作成・実整理作業を行うこと

これら、全部WordpressとGoogleフォトとラベルとダンボールで表現できます。
※Googleフォトを使う理由は「写真や動画はストレージを逼迫」させる元だから。
※Googleフォトサービスは無料。写真も容量を使わない選択をしたら容量は無限。
※懸念される保存期間ですが、Googleは民間企業なのでバックアップの対策は必要です。
・今回のシステムは、GoogleフォトにUPしたデータは、念の為DVDに保存してます。
・また、Wordpressに登録したデータも、下準備用のエクセルにて管理してます。
※作業しながら二重化のバックアップ体制は必要と感じます。

幼稚園と中高あわせて100年分アーカイブ化しました

結果、今運用中ではありますが、私学2校分の学校資料をアーカイブ化させています。
運用マニュアルや保存ルールなどを決めて、部署として作業を続けています。

仕様や運用方法など手探りで構築したアーカイブシステムですが、意外と利用頻度は高いです。周年事業や同窓会があるからのようです。
ちょとした私学なら、ある程度の歴史があります。それら現物が散ることなく後世に届けるために、いつかやるべき作業でした。

古い史料は酸性紙が使われていたりします。茶々けているものがそれです。経年で劣化していき、そのうちボロボロになります。今のコピー機などで複写、もしくはスキャンしておくなど、早めの手当をしておくと安心です。

余談ですが、コピー用紙は中性です。安定保存に良いです。
ほか、ガムテープやセロハンテープは劣化しますが、OPPテープは大丈夫。紫外線あてなければ長期保存に耐えます。100円ショップなどで買えます。

※OPPテープとは、正しくはOriented Poly Propyleneと呼び、ポリプロピレン材に粘着剤を塗布したテープです。

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