やることが多すぎてパニック!【対処法はスケジュール管理だけ】

YUKAlog-やることが多すぎてパニック!【対処法はスケジュール管理だけ】
今、あれもこれもやらなきゃならない状況ですか?

であれば、スケジュール管理をきっちりとしたら良いですよ。

しかも紙と鉛筆で。

これができたら使えそうなアプリとかを検討しましょう。

アプリなんか使わなくとも「カレンダーと紙と鉛筆」さえあれば
やるべきことが多くても混乱することはなくなりますよ。

そのコツを書きます。

数年前、Web設計と構築を2本抱えながら、
環境の違う職場へ異動となりました。

すぐに現場をまわすことが必要なのに、
事務系が効率悪く使いにくかった。

なので整理整頓と仕組みを入れる、
それらすべて同時並行でやりました。

このとき、めちゃくちゃ役立ったツールが、
業者がくれたカレンダーとA4コピー用紙。

これらを使って、

やることの書き出し

1時間程度に細分化

カレンダーに埋めて

あとは機械的にやるだけ

「スケジュール管理をきっちりやるとなんでも詰め込むことができる」と、
以前に先輩から教わったものです。

以降、オリジナルな方法ですが、ちょこちょこと続けてきました。
システム系のお仕事は同時多発案件が多かったので、このテクはとても重宝です。

おかげで、せっぱ詰まった状況下でも同時並行処理できまして
いつも期日どおりには完了!完成してないのに喜ばれます。

そんな経験から、便利なスケジュール管理のエキスをお伝えします。

問われるのは「やる」という主体的な意思決定だけ。
あとは以下の方法でなんとでもなります。

スケジュール管理をきっちりやる手順とイメージ

まずはやるべきことを書き出しましょう。
そのときに使いたいものが線で枠をつけた紙。

やるべきことをブロックに並べる

YUKAlog-やるべきことをブロックに並べる
このブロックのような四角の中に、やるべきことを書きます。
思いついたことや、やれていないことを書き出します。
細かなルールはあとで自分で決めましょう。

とにかくこんな感じでなんでも書いておきます。

※箇条書きでもやったことありますが、なぜかアウトプットが止まります。
ブロックの空白を埋めていくゲーム感覚になりまして、思考が動く感じです。

コピー用紙などで枠をつくって、だだーっと書いちゃいましょう。

すると、このブロック絵図がTODOリストになります
この絵図がTODOリスト(やるべきことリスト一覧)。
一つのブロックがタスクです。

で、次の工程へ。ブロックに書いたものを1時間程度の作業へ細分化します。
こんがらがってるものは別枠で細分化というイメージです。

やり方としては、書き出した文字を見て
・具体性がなくて、ちょっと漠然としてる
・やたらに広範囲な作業

これら細分化して、手をつける順に書き込んでいきます。
A→B→C→Dみたいな感じです。

作業手順の整理にもなりますね。

優先順位をつけていく

このブロックには優先順位をつけておきましょう。
全部が全部早くやらなきゃならないですが、同時並行作業といえど
細かく見るとシングルタスクの高速化です。

午前に2つ、午後に2つがイメージ。
これをやるとマルチタスクなタイプに見られますよ。

けど、やることは一度に一つだけです。
そこにド集中します。

優先順位的には
・プライベートを先にやる
・賞味期限が近いものから
・好きなものを先に食べる

です。どんなときも自分時間が大事です。
なので、プライベートな時間は先に確保しておきます。
残りを作業にあてます。

ということで、予定化させていきます。

スケジュールに落とす

スケジュールに落とす
当たり前ですが、カレンダーが必要です。
そこに書き込みます。

ポイントは午前2つのタスク。午後も2つのタスク。
気合い入れたらもっと出来ます。

けど、毎日毎日、予期せぬ出来事っていうものが出てきます。

なので、あらかじめ「あそび」を入れておきましょう。
このあそびが大事。

早く終われば、前倒しすればOK。

もしカレンダーどおりにいかなければ、
その予定をさらに細分化して先の予定に埋めておきましょう。

ということで、カレンダーへの落とし込み方。

①期日が近いものから順に。

期日が近いものから順番に予定を埋めていきましょう。
→先に期日があるものから手を入れるのがコツ。

②とはいえ、期日近いからといって全部を放り込むと逆効果

理由は飽きるから。2コマ連続とかじゃなくて作業はサンドイッチにしておきましょう。
→集中力が違います。

③同じ種類をまとめると準備時間が減る

当たり前ですが、作業前には準備時間があります。3分でも5分でも節約しましょう。
→PC作業系・事務作業系・肉体労働系・打ち合わせ系でまとめておく。

打ち合わせの開催などに主導権があれば、このTODOにあわせておきましょう。
飛び込み営業や予定なしの訪問には理由を述べて次回にしてもらいましょう。

スケジュール化したので、その時間内にコツコツやり遂げるだけです。
時間内が勝負です。排除できるものは排除しておきましょう。

スケジュール管理でやるべきことをやり遂げるコツ

スケジュールどおりにやっつけるコツは3つあります。

  • 機械的にやっつけるコツ
  • 早すぎるスタートがコツ
  • 5割の完成でPDCAをまわす

順番に見ていきます。

機械的にやっつけるコツ

機械的にやっつけるには、それ意外はやらない覚悟で関わることです。
集中してやると意外にも「あれ、こんなもんかな」で終わったりします。

さらに、既出ですが、予定には「あそび」を埋めておくべき。
なので、午前2枠、午後2枠程度に考えると良いです。

なお、考える時間という枠も作っておくと、あとあと便利だったりします。
考える時間って日中はなかなかとれないです。隙間で考えるくらい。

これじゃ、まとまるものもまとまりません。
ぜひ機械的に考える時間も確保しておきましょう。

感覚的にちょっと早いかなスタートがコツ

YUKAlog-感覚的にちょっと早いかなスタートがコツ
こういう感じの図、見たことある方も多いと思います。
目的に到達するには、早くスタートしたほうが楽だよ。
という主張をするための図解です。

スタートが遅いと期日までの時間がタイトなので

そこに向けて角度の大きい赤線を引くことになる(労力が大きい)。
だけど、早めのスタートは角度が小さい茶色の線(労力が小さい)。

同じことをするに、「労力」のかけ方が異なってきます。
スタートが早いほど楽です。

5割の完成でPDCAをまわす

これはご存知のPDCA。これを高速でまわすと良いです。
だけど、コツはそれだけじゃないです。

骨子だけ「5割」やって終わらせる。

検証してもらう。そして加筆修正。

「8割」を目指す。加筆修正。

「10割」を目指す。終了。

関係者や相手がいればなおのこと、5割で現状確認として提供します。
そして、ユーザーと一緒に改善を続ければOK。

出戻りしない、SE的なテクニックです。
相手も5割と分かってるのでそれなりに理解もあります。

相手も5割と分かってるのでそれなりに理解もあります。

この良いところは「試作品」を納品をして作業をいったん終わらせることができます。
「まだ未完ですが納品します。いろいろご意見ください。まだ試作です。」

みたいな感じ。

すると相手は、
・早めの納品があった
・さらに良くしてくれるのか
と見てくれます。

ぐにゃぐにゃ曲がりながら相手の欲しいものを提供するコツです。
システム視点なお話しでした。

まとめ:スケジュール管理をすると仕事を追えます

YUKAlog-まとめ
カレンダーに落としていくと、仕事に追われなくなります。
仕事を追える状態になります。

スケジュール管理のコツです

やることの書き出し

1時間程度に細分化

優先順位でカレンダーへ

あとはスケジュールどおり機械的にやる

5割提出で合意形成・検証する

出戻りなく作業して10割を目指す

これの繰り返し。

真面目にこれをやるだけで混乱やパニックとは程遠い生活ができます。

ここまでくると、すべてを采配してる感まで出てきます。
仕事に追われないので、心身ともに健全。

さらに、中途半端な成果物なのに「試作」素材となり、
そこから相手を巻き込んだ良いものができたりします。

環境づくりも、言われた仕事も、スケジュール管理という仕組みを使うと
積まれたことすべてがゲーム感覚。ストレスフリー。

体験的に良いテクと思いますので、ぜひお試しください。

あ、スケジュールは生き物なので毎日の微調整は必要ですよ。

さぁ行動しよう!

この記事は以上です。お役に立てれば嬉しいです。

いつもありがとうございます。